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如何搭建高效的业务流程

作者:alphaflow来源:flowyun.com访问:12时间:2019-05-09

业务流程建模总是会变得越来越简单,但流程建模并不是为了变得更简单。一个制作起来简单,但是不准确或效率低下的流程,根本不会有任何帮助。反而会导致工作延期、无人处理或者重复处理,而这些都可以通过前期深思熟虑建造流程模型避免。使用正确的方法,可以创建既美观又实用的流程。


头脑风暴 为流程建模

从流程建模的角度来讲,头脑风暴有很大的优势。一个流程之外的人参与到头脑风暴中,可能会提供有用的观点或者帮助简化不必要的复杂流程。如果你是流程参与者之一,那么你作为审批者或者数据提供者的身份会影响你对整个流程的看法。如果一个人参与这个流程很多年了,他在看待流程如何流转时会带上很多历史性的观点。

通过把各种不同的声音加入到流程建模过程中,你可以更加明确如何更好的设计整个流程。这些其他的声音,可以帮助你发现很多流程中的不足,二者点可能是你靠自己的力量永远无法发现的。他们的建议,会为你的流程带来很大的改善。

结合不同人的不同视角,你会更清晰的了解怎样才能构造出适合你的高效流程。


区分串联任务和并行任务

当你思考如何建造一个流程模型的时候,第一反应往往是任务之间串联发生。然而,同一时间是可以并行执行两个甚至多个任务,而不是一个任务完成之后才能开始下一个任务,这会使你的流程模型更加高效。


快速搭建流程

以员工入职为例,设备团队不需要等到IT团队给新员工分配email之后才为员工提供办公设备,反之亦然。这两个任务可以使用同一组员工信息并行进行。


保持用户界面的一致性

在工作流建模的过程中,你需要考虑每一步用户可以看到的数据信息。通过轻流这样的工具,你可以轻松配置每一步用户可以看到的数据。高效的工作流程常常会有大量的数据字段,但是你肯定不想也不能用大量的数据字段来轰炸你的流程参与者,过多的字段会浪费参与者大量的时间和精力。

在建立业务流程时,一个简单精美的UI会让流程更加清晰明确。一定要选用一款参与者能够轻松找到正确数据并将流程运行下去的工具。


明确定义角色

建立业务流程时,最常见的一个错误就是不清楚应该在哪一步处理哪些任务。有些任务会堆积在一起处理,还有一些会被落下。作为业务流程的创建人,你需要确保流程所涉及的每个人都清楚知道自己需要做什么。你需要给每个任务定义职责和角色,以确保每个人在业务流程的每个阶段都了解自己的角色。

这样就可以避免反反复复的重复沟通,从而降低上业务流程的运行效率。明确定义哪些角色有哪些职责可以很好的帮助你提高业务流程的效率。


测试业务流程

即使你已经针对业务流程进行了有效的头脑风暴,并且确保流程中的每一个细节都已经非常完美,但唯一能确保业务流程正确有效的方式一定是测试运行你的业务流程。在开发好业务流程之后,要尽你所能的测试它。这可以让你知道你的业务流程在哪些部分运行良好,哪些部分运行不够好或者有延期。

这种测试可以让你了解业务流程中存在的任何问题,就像是测试一小段代码一样。当你进行了充足的测试之后,就可以把你创建的业务流程运行到实际的环境中,很快你就会知道它是否符合你的预期。


业务流程的搭建永不停止

在业务流程正是运行之后,你需要定期的检查它,确保流程依然以最佳的状态运行,并且找到可以改进的部分。收集并分析流程运行中积累的数据,分析是否可以流程中的某些部分来提高流程运转的整体效率。以后,你可以在已有业务流程的基础上进行升级,而不是重新建一个业务流程。

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