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BPM实现财务流程自动化

作者:alphaflow来源:flowyun.com访问:15时间:2019-05-09

财务流程可以说是企业最为复杂和混乱的板块,许多企业在面对各式各样的表单和数据时,往往无法难以下手。如何利用流程进行财务规范化管理,是进行成本控制和业务数据统计非常重要的部分。

传统财务信息化的困境

通常即使是非常有经验的财务人员,面对各式各样、信息量庞大的数据,依然会感到头痛。并且要对日常所有的开支、流水进行严格的把控,更是难上加难。数据一旦出现纰漏,要再进行补救,就会耗费成倍的时间和精力。到了结算日,或者年终,表单、证明、单据等各类数据纷沓而至,常常会造成慌乱的局面。有时当发现支出和票据对不上时,财务人员才会发现企业流水数据难以追溯,这成为财务部门的最大痛点。

虽然有许多财务软件的帮助,但是这类电子信息依旧无法准确表明出处。更别说能够通过它们来追溯项目、监督项目。当BPM与财务软件结合,大大增强了财务人员在流程上对资金的把控。但是,这依旧避免不了财务核算、繁复录入过程中人为的误操作。

传统的财务数据一般都包含两个关键板块:记录和报告。然而这些记录和报告,随着公司业务的变化和增长,很可能已有的财务系统不能够满足需求。所以往往是需要高管进行手动记录和勘误,存档于电子版Excel中。当在紧迫的时间压力下,更容易产生额外的失误。

财务流程自动化

财务流程自动化是指利用自动化的技术以最少的人工干预处理与财务相关的业务流程任务。给予逻辑的决策和批准,可以有财务自动化接管。计算和分类账目的维护,可以交给这种自动化“软件在机器人”。

一方面,财务流程自动化可以提升效率。财务自动化可以让财务部门的管理人员,甚至是老板,从杂乱的数据整理和重复劳动中解脱出来,去做更多需要经验的战略决策上。另一方面,财务流程自动化也提升了准确性。非极端情况下,软件机器人不会出现计算的错误。然而对于任何有经验的财务人员,可能每个月都会有一些小的偏差。然而如果所有的人员都有一些小的偏差,那么出错的可能就会以指数级增长。到了年底,基本不可能保障无差错。

自动化在财务当中的应用

财务自动化并不是意味着用“软件机器人”来代替专业的会计或者财务人员。可以说这种财务流程自动化并没有威胁到财务和会计在企业中的必要性。而是让财务和会计以及企业的财务流程更加健壮。

财务流程自动化很多程度上是辅助企业管理者进行决策和相应的操作,并不能完全代替人的行为。但是由于这种方式极大的提升了效率和准确性,可以让相关人员做更多的关于财务预测、准确性分析等更有价值的事情。随着经济社会和信息化的不断发展,财务流程自动化的重要性也会在企业中越来越有所体现。

同时,这些非“手工化”的数据,在审计和担保的过程中,也有较完整的决策 数据,增加银行对企业的信任程度。而对于一些“交易环节”依赖较强的财务流程,涉及到金融行业的数据自动化、智能化管理显得更加尤为重要。

哪些流程易于实施财务自动化?

1.预算批准

纸质单据的批转往往没有数据的参考,即便需要数据的参考,也需要人为的“内参报告”。否则,签署纸质单据的负责人,也只是根据脑海里的对以前数据的评估和记忆进行审批和确认。而且研究表明,等待内部信息传递,基本上消耗了所有工作时间的15%以上。

这里的财务流程自动化意味着通过既定的规则和参数,可以自动做相应的决策,预算审批自动按照金额范围路由到相应的人员处理,无需处理的则会自动计算并提交。

2.采购订单

采购订单的缓环节也一样适用与财务流程自动化,业务用户可以任意设置流程中某个节点触发财务流程,并且生成财务记录。无论是企业采用先付款、到货付款、分期付款等等,都可以通过提前预置流程进行财务流程自动化。同时整个采购环节的订单也可以随时监控和查阅。

所有的数据都是动态、实时的。通过数据可视化报表,可以及时跟踪、监控、分析业务成本及收入。

3.资本开支

资本开支是指企业购置固定资产、无形资产的支出以及与之相关的贷款利息支出,基本涵盖了企业内部为了提升企业自身的全部指出。无形资产的技术领先,固定资产的足额匹配,对于一家企业都至关重要。

如果没有很好的清算和盘点,并且在整个的采购环节中产生很多“时间差”,也许会带来更大的成本消耗。所以可以通过业务流程自动化来优化处理速度。

4.发票处理

每一个办公室白领,可能都经历过“贴发票”。不仅带来很大的纸质浪费,而且需要与财务沟通合规性。有时候让领导签字后财务说不符合规范,又要重头再来。看似是增加了员工的工作量,但实际上是增加了企业的成本,让员工浪费时间在做无用功或重复劳动。所以通过业务流程自动化可以降低重复劳动,减少浪费。

结语

BPM实现财务流程自动化可以大幅度降低企业成本。无论是采购管理、订单管理、发票处理、出差报销、固定资产管理、预算审批等等,这些流程都能通过BPM业务流程自动化的方式进行设计和优化。这种科学地管理模式,不仅降低了企业成本,还避免了许多因为人为因素而产生的税务风险,保证了财务准确性和及时性。


本文核心关键词:BPM流程自动化财务流程

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