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给远程办公团队的六个工作流程提示

作者:alphaflow来源:www.flowyun.com访问:30时间:2020-06-17

远程工作的场景在我们当代生活中比重越来越大。尤其受疫情影响,这样远程工作已经慢慢渗透我们的生活:教师的课堂搬到了网络;员工打卡签到了办公App上;招聘也成为互联的视频面试。那么,对于这些远程工作的团队和他们的雇主来说,异地办公对双方的好处在哪里呢?

给远程办公团队的六个工作流程提示

首先,它提供了灵活性、便利性和工作的独立性,这让很多年轻人青睐。我们会发现有太多的年轻团队选择在家办公或者在咖啡店办公。异地工作也对雇主有利,不仅仅节省大量间接费用。研究表明,与在办公室工作的同事相比,远程工作者的生产力更高,而且他们的参与度更高,这是忠诚度和保留率的关键因素。盖洛普有一份研究表明,在60-80%的时间内进行远程工作的员工比同龄人更活跃,这有助于提高工作满意度、绩效和团队整体的活力。

尽管远程工作有些好处,但是在某些企业中,使用远程团队管理工作流仍然是一个挑战。

没有面对面的交流,员工很容易感到脱节、被孤立,这可能导致流程中沟通的障碍。当您的团队成员从北京飞到纽约,并且只有几个工作时段是重叠时,这样的问题就会被放大。时差造成的交流延误会让一个项目落后于计划好几天。

但是,有几种策略可以帮助保持工作顺畅,即使在可能永远不会互相碰面的团队之间也是如此。这里有六个与大家分享的经验:

1.建立分配协议

远程工作要求对工作请求和分配采取有条理的规划,以确保在人员变动中不会丢失任何内容。即使在最接近的办公环境中,非正式的、口头的要求也可能是工作流里一个大问题。但是当团队分布时,问题可能迅速升级,团队负责人很可能因为人员疏离造成的信息不对等,而忘记了谁在负责什么了。

为各种传入传出的工作请求和分配任务建立协议。比如,可以简单地将所有工作请求发送到特定的电子邮件或建立有序的工作流。创建请求模板或创造性的简短模板,以帮助团队成员了解和掌握分配任务后所需的所有信息。

2.使用文件和资产存储

对于远程团队来说,管理数字资产并确保随时访问所需的文档是绝对必要的。来回传送的文件既麻烦又耗时,并且容易存在版本错误的风险。因此,取而代之的应该是创建一个文档和资源资料的中央存储库,使用数字资产管理(DAM)软件或百度云之类的简单文件即可轻松访问。这样可以确保没有人在等待材料时影响工作。

3.使用协作工具

除非采取积极措施确保团队的包容性,否则远程员工难免会感到被孤立。实际上,大约三分之二的远程工作人员担心同事在没有告知他们的情况下更改项目计划。

为了避免这种情况,应该帮助每个团队成员保持联系,使用实时协作工具来捕获有关项目信息,无论是计划还是进度报告,让他们感觉参与其中,并在整个团队的完整业务流视图中进行显示。

例如,与项目相关的通信,微信和钉钉之类的即时通讯工具比电子邮件要透明得多,它们还可以确保宝贵的输入和反馈不会迷失在大量的等候时间中。

4.将任务分解为子任务

尽管事实上,远程工作者往往会提高工作效率,但实际上很难跟踪他们正在完成的工作。似乎除了对他们自制力的信任外,就别无他法?对于内部团队而言,掌握项目状态更加容易,因为当您每天见面时总会交流,这让人倍感放心。但是,将任务交给远程工作人员则增加了不确定性。他们到底在做什么吗?还是已经将任务遗忘在脑后?

其实,我们可以通过分解任务,跟踪子任务的方式来坚持项目状态。不仅如此,时间表和预期完成时间也更细致,更容易被了解。除此之外,它还可以帮助您发现流程中的瓶颈,预示团队可以在某些方面做出改进而提高效率。

5.安排实时打卡

数据显示,最成功的团队是经理经常与远程工作保持密切的沟通,并且需要采取协调一致的、自主的努力来保持敬业度。除了即时通讯工具,工作流管理软件也能帮助远程团队与内部团队保持联系。

选择一个特定的时间表(可能是每两周一次或每月一次),让所有参与项目的团队成员讨论项目状态,以及他们的问题或对完成时间的顾虑,以此建立团队成员彼此的联系并提高远程团队的参与度。

6.优先考虑反馈和认可

远程团队很有可能没有机会参加里程碑或其它相关的办公室庆祝活动。但是,大量研究表明,同伴认可是员工努力工作的强大动力。管理远程团队可以使用协作工具或流程平台来提供积极的反馈、鼓励和认可,保证远程团队与内部团队的黏度。

总结

如果没有正确的软件解决方案和策略来保持团队成员的参与度,那么远程团队的管理工作将非常繁琐且充满挑战。一个集合流程审批、即时沟通、建立流程规则并可以随时查看工作状态的工作流平台会成为您企业的不错选择。

本文核心关键词:远程办公 异地办公工作流程

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