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如何构建敏捷的工作流程?

作者:alphaflow来源:www.flowyun.com访问:19时间:2020-06-16

如果您有雄心勃勃的目标,并希望团队有出色的表现,那么敏捷的工作流将为您提供极大的价值,为企业提供强大的核心助力并取得出色的业绩。构建敏捷的工作流程可以帮助您理解复杂的项目,同时记录工作流程则可以帮助您优化和改进它们。

工作流本质上是团队敏捷性的保障,也是重复的业务流程的直观表示。它们指导用户逐步完成该某个业务流程,并向他们提供有关谁在执行每个任务的信息。工作流由创建甘特图团队定义,至今工作流几乎被每个行业的团队所使用。

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为什么要构建敏捷的工作流程?

首先,敏捷的工作流为部门中的流程和项目带来了一致性。它们使流程更容易被辨识,运作也更高效,并且可以帮助您的团队产生一致到且可预测的结果。

其次,记录在案的敏捷工作流还可以衡量您的流程,以识别问题区域或瓶颈。识别瓶颈和简化工作流程是追求敏捷的一大要素。

把工作流记录在案可以使培训团队培训的新成员能与其他部门的合作变得更加容易、快速。对于不熟悉流程的人来说,这些经过成熟思考、反复试验的流程远比每个人口述的流程可靠并且有用得多。

如何构建敏捷工作流程

构建敏捷的工作流程可能需要花多一些时间,但值得花费这些时间。首先需要根据您的团队对流程的熟悉程度和复杂程度来评估。记住,每次建立一个流程都会有所不同。但是,以下步骤将指导您快速地构建工作流程:

1.确定您要记录的内容

如果您的团队成员经常重复执行某个流程,那么就可能值得记录。对于复杂或涉及多个人的过程,其最终产品对于客户或利益相关者都应该是可见的。尤其是过去您的团队在这个过程中遇到麻烦,就更应该被记录。

至于您应该或不应该记录那些没有设定规则的流程,则需要与正在使用他们的团队交谈,了解他们在此过程中的成效,再来确定如何与绩效关联。

2.确定工作流程的范围

将工作流文档化的好处之一是,它可以确定流程范围,并帮助您控制流程的复杂度,避免不必要的添加。通常,我们很容易通过非标准化的口述,为流程添加新的工作。虽然参与工作流程的任何人都应该在其范围上提供意见,但是如果仅仅是发表意见而未把它记录在案的话,那么很可能每个人都会使用不同的策略去应对同一件事务,那就会取得不同的结果。为了任务采取最佳策略和结果,我们需要确定工作流程的范围,消除多余或进度缓慢的任务。

花多一些时间与您的团队讨论一下您要定义的特定工作流程中应该包括和不应该包括哪些内容,以及最终结果将如何扩展。

3.确定敏捷工作流程步骤

首先,只需列出您知道的工作流程中的步骤即可。如果可能,请亲自参与此工作流程相关的每个人的交流当中,以更详细地安排这些步骤。

当您讨论每个步骤时,请向您的团队询问这个问题:此工作流程中的每个步骤都会帮助团队实现其目标吗?其实,这是在每条工作流中,每个人的输入如此重要的原因之一:有些人可能已经找到了简化或自动化工作流程中可以帮助整个团队的部分方法。这样的询问,能帮助团队更好地找到敏捷的业务流程方案。

最后,在流程中寻找可能会增加额外时间或费用的步骤,例如外包工作或等待团队外部人员的批准。额外的时间和费用会增加工作流程的复杂性,因此要请尽可能消除或减少它们。

4.估计每个步骤的时间长度

一旦您的团队同意工作流中的步骤,请估计完成每个步骤并记录所需的时间。观察这些时间长度也能有效提高敏捷性。例如,新人可能在某些业务步骤时显现出低效率。那么,团队就有责任为他提供帮助:培训他的技能短板,还是帮他熟悉业务流程。同时,也能为团队以外与之合作的人提供背景信息。

5.将流程步骤转换为可视化工作流程

构建工作流程时,将使用形状和颜色表示工作流程中的步骤并指定执行这些操作的人员,这种可视化的方式也能增加流程的敏捷性。如果您的企业还没有建立有效的敏捷工作流指导方针,那么您可以使用它们,这些可视化流程绘制工具能帮助您建立和遵循工作流设计的一系列标准。

例如,您可以使用不同的颜色表示团队中的每个成员,以便随时在工作流中查看,确保每个人都明确知道他们需要与谁讨论每个步骤。

请记住,工作流程并非一定是一条线性的过程。比如内置的审阅和批准的工作流将具有不同的路线,具体取决于任务是被批准还是被送回进行重审。代表具有各种结果的工作流将在末尾分叉以显示每个分支流程。

6.修改和完善工作流程

流程更改是非常常见的,其目的就是在于优化流程。它们使流程的细节可见,使您有机会从不同的视角考虑,对流程来说可能更有效的处理方式。

在实施新定义的工作流时,请注意瓶颈或问题区域。您还应该征询团队的反馈,并倾听他们的意见。您甚至可以抽出固定时间与团队一起检查工作流程并提出更改建议。拥抱一个敏捷化的工作流,并努力成为一个更高效的团队。

创建敏捷工作流程的意义

创建敏捷的工作流程不仅仅在于简化流程,还在于以敏锐的眼光看待流程并寻找改进的方法。这使您的团队可以不断思考他们每天要做的事情,并以协作的方式努力提高效率。


本文核心关键词:工作流工作流程

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