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大学高校如何使用工作流自动化来降低成本

作者:alphaflow来源:www.flowyun.com访问:45时间:2020-04-23

高等教育机构通常也是建立在工作流程之上的。往往机构越大,为了使事情继续有效运行,就需要遵循更多的流程。但是,对于许多人来说,如何有效地管理这些工作流程依旧是问题的核心。

纸质表格、电子邮件和电子表格(实际上是任何非自动化的内容)都可能导致重要事件(例如入学,财务援助,教师需求,学生时间安排等)有所放慢和延迟。


许多学院和大学经常感到压力,要求不断提高自身作学术机构的水平,因此简化工作流程成为主要目标。然而,这些流程的管理可能既困难又耗时,并且错误的代价高昂。值得庆幸的是,工作流自动化(包括企业,医疗保健及其他行业在内的各个行业都已采用)也可以帮助高等教育克服这些挑战。

大学高等教育中手动工作流程的挑战

像任何机构一样,大学在内部和外部都依靠个人和部门之间的互动来运作, 但是,大学和学院面临许多其他组织所没有的挑战。其中包括学生入学率以及诸如其他财务援助(外部)等复杂财务问题。此外,一些最大的挑战可能涉及以下流程:

•注册,招生部门的协调

•研究与项目收购

•员工发展与培训

•促进校友关系和社区关系的活动和捐赠

•职业咨询和建议,国际和残障学生支持

•学生资助、助学金、员工财务

•学生和员工的安全

这些流程尤其会给管理者带来沉重的工作量,其中许多人将花费他们的时间来处理表单,发送电子邮件或打电话。

这可能会导致许多重复性任务,也使管理员容易遭受人为错误的风险。这里的表单丢失,那里的通知丢失可能堆积起来,从而导致严重的延迟。由此可见,即使是简单的自动化工作流程也能使管理员受益良多。

自动提交表单以进行批准和通知而无需管理员发送一封电子邮件就可以为员工节省一天的宝贵时间。自动化可以消除或减少高等教育中一些最大的浪费,包括投入过剩(在一个项目上发送太多表格或花费太多时间),等待和重复工作。它还可以帮助将教授的时间重新分配给管理任务,使他们可以专注于教学。

即使每天节省几分钟,随着时间的推移工作流自动化也可以节省大量的资金。由于许多大学都在努力削减成本,因此自动化可以成为许多机构的主要利器。

但是,工作流自动化的关键是要知道哪些学术或行政工作流将从中受益最大,并找到合适的工具来完成需要完成的任务。

那么大学可以自动执行哪些工作流程?对于管理者来说,这可以包括需要提交审批的任何表格,包括:

•教师旅行要求

•财政援助要求

•拨款提案流程

•实习申请

•付款要求

•教职员工入职

•会议、学术笔录要求

•入学申请

•奖学金申请

对于教授和其他教学人员,这可能包括以下内容:

•预算申请批准

•学生安排

•出勤记录

•旅行或出差要求

•同行或学生评价

•课程批准

•工资表

•教学内容审批

•奖学金奖励审批

这些流程中的许多流程都需要提交给多个部门批准,例如模拟厦门大学国际学生奖学金申请,它可能需要通过学院财务部门及学院的学术考核。如下图:

(奖学金申请表设计)

(奖学金申请流程模拟测试)

自动化不必手动筛选纸质表格,这样可以腾出时间和资源,让教职员工专注于更重要的事情。毕竟,经营学术机构行政工作不是唯一的内容。

评估大学高校的工作流程需求

那么我们如何知道是否需要为学院或大学实现工作流程自动化,或者应该自动化哪些工作流程?

首先要开始的是基本的工作流程评估

步骤1:查看工作流程的当前状态

如果我们从未仔细观察过流程,可能很难知道流程中是否存在瓶颈。您可能已经掌握了完成哪些流程所需的时间最长,或者某些工作人员在当前工作流程上存在问题的地方。但是,您可能仍然能在基本的工作流程评估中找到低效的环节。通过列出主要流程及其理想结果的列表,我们可以此来衡量当前流程是否符合预期。

步骤2:监控当前流程的效率低下和观察理想结果

查看流程的综合效率,例如:员工在搜索信息,重新格式化文档和复制信息等执行上的时间;当前工作流程的投诉或合规性问题的多少;员工对当前工作流程的工作满意度等等

我们可能希望发送员工调查或让教师提交报告,以确保记录成功的指标,并且尽可能地获取实时分析。

步骤3:创建自动化路线图

下一步是绘制工作流程(我们建议使用泳道图)并创建工作流程路线图。该路线图将代表每个工作流程,并直观地显示它们如何相互影响,流程中涉及哪些部门或角色以及应如何实施不同的流程。这包括给定一个流程的每个步骤以及完成整个工作流程所需的时间。

(自动生成的流程图,模拟实测)

尽管对于某些人来说,这可能是规划流程自动化中最困难的部分,但这也是最有益的。一旦有了工作流路线图,自动化就很容易了。

结论

高校工作流自动化的目标是尽可能消除人为错误,并削减成本。如果教职人员将较少的时间花在乏味的、重复的行政事情上,而将更多的时间用于学术,自然是一种管理成功了。


本文核心关键词:大学高校工作流工作流程

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