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适用任何企业的七种最佳工作流实践方法

作者:alphaflow来源:www.flowyun.com访问:17时间:2020-04-20

在理想的环境中,我们几乎能为所有流程或任务创建自动化的工作流程, 但是在现实世界中,工作流程可能会因意外的延迟、挫折和受瓶颈的制约。

在流程实践中,我们通常会不可避免地出现以下一些问题:例如,审批人员可能生病在家或者正当值外出;关键文件丢失或不易查找。工作流程中遇到的设备与非人员类型故障。

适用任何企业的七种最佳工作流实践方法

但是,这并不意味着这些事情无法避免,相反的,只要自动化工作流,许多事情都可以得到应有的保障。以下,我们列觉了七种最佳的工作流实践方法,可以帮助企业避免工作流中不必要的麻烦。

1.制定书面或视觉化的工作流程计划

正如本杰明·富兰克林(Benjamin Franklin)曾经说过的那样:“如果没有做好准备,那么你就准备失败。”即使是看似最简单的工作流程通常也比你想象得要复杂,尤其是在涉及多个步骤和批准的情况下。这就是需要为每个工作流程都准备可视化映射图的原因。工作流映射是我们跟踪工作流的方式,以便知道工作原理,以及在这些事情“中断”时应采取哪些措施。

工作流程图不必太复杂。重要的是,我们要以某种固定的形式去表达已定稿的工作流程图,确保团队每个成员了解流程中的每个步骤,从而知道会发生什么。

2.计划失败、延迟和瓶颈的制约

成功实现工作流程的关键之一是为未来可能出问题的环节作出计划。工作流映射是提前预测工作流中可能发生的延迟或挫折而作出准备。例如我们会常常看到,几乎每个步骤都有出现失败状况后的计划指示——如果某些事情被拒绝而不是被批准,则会清楚地指示流程的下一步走向。

从映射的角度来看,工作流程应包括诸如拒绝批准、编辑和过期的工作流程之类的步骤。除此之外,记录下工作流无法正确执行时会发生什么也很重要。

当制造受到延迟,影响客户时会发生什么? 如果系统软件崩溃并且丢失重要文件,又该怎么办?这些都是我们在考虑工作流程是必须自我发问的问题,我们可以在工作流图中记录“备份计划”,或者在发生故障时创建新的工作流。最重要的是,您应该始终考虑到工作流可能出现的失败,这样才能确保在实际运作中的成功。

3.确定工作流程步骤的优先级

工作流程中的每个步骤都很重要,但并非同等重要。如果你自己观察一下自己的工作流程图,你就会发现某些步骤对工作流的“重要性”要强于其他步骤。 比如,第一步就是最重要的,因为它是整个工作流程的开始。

然后,往往是工作流出现选择分支的时候,也是重要的,它决定了工作流的走向,它会把一些变动的工作事项的优先等级提高。

因此,了解每个工作流程步骤如何影响整个工作流程非常重要,因为当你的工作流程掉入“意外”的一些选项时,优先级会发生变化。

同样的,瓶颈的限制也会改变工作流程,因此,当你发现延迟或挫折时,你将需要知道在哪里存在压力。例如,如果管理层认识到延迟并了解如何改变工作流程,他们可能会提醒该人更快地完成批准。当管理层知道延迟如何影响工作流程时,他们也可以适当地确定优先级。

4.确保每个人都有完成任务所需的一切资源

许多时候,当出现问题时我们很容易责怪分配给某些工作流程步骤的人员。但许多时候,我们忘记了工作是一场协作。许多工作无法推进不一定是该负责的人员没有执行,很有可能是他缺乏可执行的资源。

在流程设计时,始终要思考负责工作流程步骤的人员是否具有完成工作所需的一切?他们是否有权使用正确的工具?他们能否收到通知?它们收到通知的途径够广阔吗?会不会有遗漏?等等。

当我们询问有关工作流程瓶颈的问题时,我们会收到很多有用的答案。工作流实施成功的秘籍之一就是,多与参与该工作流程的同事多沟通,才能准确知道工作流环节中的薄弱点。

5.使用正确的自动化工具

当我们遇到瓶颈时,另一个要问的问题是:“我们是否拥有解决问题的正确工具?”

在某些情况下,工作流程会因规划不当而崩溃,而在其他情况下,由于一开始就没有自动化,因此则会出现延迟和挫折。如果我们不自动执行工作流程的重要部分,则容易出错。不需要人工核准的步骤应自动执行。比如,对指定人员发送的通知和提醒应属于此类。

如果你有不确定要自动化的流程,请规划工作流程步骤,然后寻找最可行的工作流程自动化解决方案,确保你可以识别需要进行自动化的信号。

6.使用工作流审核重新评估你的流程

如果你仍然会定期遇到延迟和瓶颈,那么是时候评估你的工作流程是否需要优化了。通常我们可以通过执行工作流程审核来做到这一点。工作流程审核应定期进行(至少每6个月一次),但是如果你发现以下任何情况,则应立即执行审核:

•每天或每周明显的瓶颈或延迟

•审批之类的简单任务会使你的团队不知所措

•在过去的六个月中,团队角色发生了重大变化

•在过去的六个月中,流程和工作流程发生了重大变化

•未按时或按计划实现目标

7.查看企业的流程管理

有时我们会出现实际上与特定工作流程无关的问题,而是由企业内部内部更深层次的混乱导致的。

在这里,不仅将工作流程规划和映射纳入企业的日常工作中,而且在整个企业中实施业务流程管理(BPM)解决方案也变得很重要。

BPM可以帮助企业保持清晰的方向。它可以帮助企业设置优先级并在更高级别上规划避免故障。当整个企业得到良好的管理时,一个或两个单独工作流程的延迟就不再是问题了。如果你的企业尚未遵循企业的BPM最佳做法,请立即开始吧。企业越早清除不必要的流程并开发有效的流程,其工作流程就会越好。

结论

我们不能为所有事件做出完美无缺的计划,但是,计划工作流中最坏的情况,往往是实践成功的关键。花一些时间来规划我们的工作流,是为了帮助我们了解在未按计划进行时会发生什么以及该如何推进或作出何种改变,并且确保参与流程的角色都清楚自己是如何影响工作流程的。

正如古话所言:凡事豫则立,不豫则废。工作流的实践也适用这句古话。

本文核心关键词:工作流程业务流程流程管理

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