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我们为什么要关注工作流

作者:alphaflow来源:flowyun.com访问:23时间:2020-04-15

研究表明,有52%的企业从不或很少衡量其业务流程的成功或失败,而余下的企业仍然有59%的企业并没有计划来分析、设计或管理这些流程。事实上我们发现,良好地理解和管理业务流程是企业长寿的关键,如果没有良好管理的工作流程,就无法真正优化流程。

实际上,工作流管理可以微观整个企业的成功与失败背后的原因。 但是,什么是工作流管理呢? 它与业务流程管理有何不同? 您怎么知道工作流程是否存在问题而导致工作无法推进,无法成功呢?

我们为什么要关注工作流

除了明显的故障之外,要发现工作流中的有问题的节点并不容易。 但是,通过了解优质的工作流程是什么样的,我们就可以从整个公司中受益。

如果您不确定良好的工作流程是什么样子,那么请参考以下几个基本点。

因此,工作流管理是企业战略性实现目标的方式。它概述了在可重复的基础上完成特定结果所需的任何任务,人员和资源(不要与项目管理混淆,后者涉及与单个项目有关的任务)。没有它,复杂的项目会变得不堪重负,从而导致压力增加,团队混乱,工作质量下降甚至引发企业的灾难。

工作流管理通常与术语业务流程管理(BPM)互换使用,但有所不同。 BPM专注于改善整个业务流程(从整体上看),以提高企业的效率。这可以包括记录和分析过程,以发现每个工作流中的任何速度下降或杂乱的迹象。如果我们把公路上行驶的汽车看作工作流的话,BPM相当于一个交通控制中心,工作流是BPM的一部分,而BPM总体目标是监视整个交通模式并优化道路本身,以获得更好的旅行体验。

虽然两者相似,并且可以并行工作以提高企业的效率,但两者各有千秋。就实现日常目标而言,工作流管理是BPM流程中必不可少的部分,它可以帮助企业平稳运行。

良好的工作流程与不良的工作流程

如果你觉得已经有一个完成任务和达成目标的良好系统,但我们仍然有很多理由去重新考虑工作流程以确保其完全优化。

真正优化的工作流程将:

•确定并删除导致速度变慢的不必要的步骤和过程

•将适当的任务分配给具有适当技能的人员,以提高工作质量

•允许管理层专注于战略业务活动(BPM),而不必担心截止日期

•提供完成任务的顺序(时间顺序)

•使员工常规执行的某些决策和流程自动化(节省时间)

•减少文书工作和其他沟通负担(减少电子邮件,备忘录,会议等)

•鼓励部门之间的合作

•跟踪进度并评估绩效

•保留先前流程的记录,并使将来的流程可重复

•消除决策疲劳

通常,您的工作流程还应在问题发生之前为您提供解决方案。理想情况下,您的计划回答诸如“谁被分配给此任务的人”之类的问题。 “如果无法使用该怎么办?” “还应该通知谁?”和“错过此操作后会发生什么?”等等。

另一方面,如果工作流程的优化不佳(或没有工作流程),则会在出现问题时增加事件、项目失败的风险,并且需要更多的人工工作才能完成相同的任务。

例如,财务部门的工作流程不佳可能会出现如下情况:

•员工A收到发票并以PDF格式扫描发票

•员工A通过电子邮件将PDF发送给财务部门的员工B

•员工B通过电子邮件向员工A确认已收到

•员工B打印发票并手动填写相关信息或表格

•员工B将发票重新扫描为PDF,并保存版本以保存记录

•员工B将付款发送给适当的供应商

•员工B将交易输入应付帐款系统

当任务完成时,所有参与者的流程都很耗时。如果错过了某个步骤,则可能会延迟甚至完全忘记向供应商付款。

当使用适当的工作流程管理将产生更好的结果:

•员工A收到发票并将其直接扫描到应付账款中

•如果需要批准,发票将自动处理或向员工B发出警报

•员工B以数字方式批准发票

•付款被发送给卖方,交易记录自动保存

•借助工作流管理,无需人工(无需打印,扫描等),并且最繁琐的任务实现了自动化,从而为所有参与人员节省了时间和精力。

为什么工作流程对您的业务很重要?

不幸的是,许多企业的工作流程问题被忽视。这可能是由于无知——管理者根本不知道有更好的方法;或者是因为惯性——认为“这么工作就是最好的,一成不变最不会犯错。”

但是,工作流管理旨在帮助企业产生真实的结果。它可以帮助领导者随时了解其企业中正在发生的事情,洞悉这些问题后可以通过自动化改进,而避免了无头绪、昂贵的实践,并可以为成功提供可衡量的结果。

工作流还可以帮助企业专注于更重要的任务,例如客户服务,聘请顶尖人才或改善核心产品或服务。您不必为了完成最简单的任务而浪费时间

如果不确定是否存在工作流程问题,我们还可以考虑以下事项:

•评估公司中未记录任何当前工作流程

•列出员工和客户与这些工作流程相关的最大诉求

•列出为解决企业问题所需技术愿望列表

•确定工作流程导致严重的速度减慢,延迟或其他问题的区域

•获取员工或客户的反馈,以帮助确定可能存在工作流程问题的范围

如果有重复任务、时间紧迫、沟通失误、目标未实现、交付成果未完成或质量较差或项目延迟的迹象,则表明工作流程不良(或缺失)。

确保与参与每项任务的团队成员交谈,以帮助确定任何主要问题,并在“当前工作流”中收集尽可能多的数据,以帮助定义对未来的工作流。

最后的想法

虽然没有合适一个通用的解决方案去适应所有企业的工作流程,但一般而言,积极的工作流程将简化流程消除冗余、减少错误并帮助的员工快速高效地完成任务。

如果您发现运营中遇到瓶颈,或者持续遇到重大(甚至较小)挫折,则可能表示工作流程不佳。确定问题后,便可以开始寻找并实施正确的解决方案完善工作流。

本文核心关键词:工作流工作流程

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