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什么是工作流程?它的益处与用例

作者:alphaflow来源:flowyun.com访问:15时间:2020-04-15

工作流是“由有组织的、可重复的业务活动模式组成,提供服务或流程信息的过程。”更简单地说,“工作流定义了完成工作过程中涉及的步骤。”业务工作流是一个可重复的过程,由一系列任务组成,这些任务通常需要按特定顺序完成。可以将其视为从一个阶段流转到下一阶段的步骤,直到完成的工作。

工作流对于确保每次正确地完成重要的流程有着重要的意义。例如,你可能想要定义新员工入职的工作流,以确保所有新员工都能获得其工作所需的信息、策略和资源。

什么是工作流程?它的益处与用例

在本文中,我们将解释为什么您的企业需要高效的工作流程,并向您展示一些工作流程示例以帮助您认识它。

工作流程的简史

工作流程的概念可以追溯到20世纪初两位试图提高工业效率的机械工程师Frederick Taylor和Henry Gantt说起。他们的工作推动了时间和执行动作的研究,该研究是通过测量员工完成一项或一系列任务所花费的时间,以找到消除多余或浪费行动的方法,从而定义了员工执行工作所应遵循的流程,并确保它们尽可能地有效。此外,亨利·甘特(Henry Gantt)还创建了甘特图(Gantt chart),这是一种条形图,用于直观地跟踪项目进度表中的任务和里程碑。甘特图现在已广泛使用于项目管理中,成为了许多项目经理、职业经理经常使用的基本工具。

随着工业和制造业的增长,劳动的复杂度也增长了。甘特图帮助业务经理和项目经理找出最有条理、最简化的方式来完成工作。使用甘特图,管理人员能够理解和跟踪:哪些任务需要完成;谁负责哪个任务;完成每个任务需要多长时间。了解这信息可以简化流程并确保将正确的人员分配给正确的任务,并确保有足够的资源来完成任务。

为什么需要工作流程?

您可能对完成一项工作需要做什么有一个很好的主意,并且您可能会拒绝遵守严格的流程。这是可以理解的,因为人们通常不喜欢变化。人们常常会误以为他们正在做的事是最好的方法,因为这是他们一直以来所做的方法。但是如果不遵照流程随意变化,既阻碍了团队协作,又会影响效率。因此,最好的方法就是为常见的流程创建工作流程,当我们工作时或随着技术等其它因素发展时找到更好的工作流步骤,就不断完善它。

改善业务运作

通过定义完成任务所需的特定步骤和顺序,我们可以通过确保适当的人员以适当的顺序并在指定的时间范围内完成工作来改善业务运营。可以为一个人或一组人设计工作流,这些人的角色和职责相互依赖才能完成项目。

将这些工作流程标准化并可视化将有助于其他人理解这些流程,并使我们的业务更高效。

消除多余的流程和活动

初创公司通常规模较小,比成熟的公司拥有更少的流程和活动。使用工作流程图并随着公司的发展对其进行更新,也更容易检测出冗余并消除浪费的工作流程。

在日常活动中实施工作流管理可让我们从头到尾查看整个操作。而且,我们可以更轻松地合并更改以改善工作流程并摆脱不必要的步骤、角色和活动。

减少运营支出

工作流图可以帮助我们定义最佳实践并简化业务运营。随着流程的简化和工作的更快完成,我们可能会发现只需要更少的资源便可完成工作。工作流帮助降低成本,使用更少的资源来实现相同的目标。

快速响应问题

在过去,像80年代一样,工作流程图(或流程图)是全部绘制在纸上的。更新这些图以解决流程中的变化是一件很繁琐的事情。因此,一些企业“以自己的方式”,应对变化的市场和不断变化的客户,这种应对往往是迟钝的。

随着经济的全球化和企业的发展,其业务越发重要,了解业务流程和工作流程使其在市场中保持重要地位变得越来越明显。但是,创建工作流图的过程依然停留纸上,这意味着工作流在发布和实施后很快就会过时,往往跟不上变化多端的市场。

在20世纪90年代,工作流程管理软件开始盛行,用基于电子的流程图替换了基于纸张的工作流程图,该流程图可以保存在计算机上,并且只需单击几下即可更新。到2005年,通过添加业务流程建模和注释(BPMN)工具,基于软件的工作流管理系统变得更加强大。

自动化流程

业务流程如今已经可以实现自动化操作了。例如,客户服务程序可能会触发某些操作,例如电子邮件和特价促销,这会鼓励客户再次购买。这种类型的自动化可以使销售人员腾出精力去寻找新客户,而让客户服务人员来解决客户可能遇到的其它问题。

工作流可以帮助您了解在何处自动执行简单任务,比如需要几个人按特定顺序完成特定任务的过程中,将工作项目从一个员工自动发送到下一个员工。自动化使您可以轻松地分析业务运营,查看趋势,为风险做准备并制定扩展计划。

总结

制定流程工作流并不只限于企业中的某些角色。工作流程对于有兴趣提高能效的任何部门都是有用的,包括工程,市场营销,生产,人力资源,销售,IT和运营。想要了解各个领域和职能部门的工作流示例,也可以访问我们的官网查看详情。


本文核心关键词:工作流工作流程业务流程

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