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Alphaflow干货:流程映射的五个小技巧

作者:alphaflow来源:www.flowyun.com访问:34时间:2020-04-20

每个企业都有流程,每个流程也都有效率特别低下的地方。而通过工作流流程映射来评估这些流程,能最有效地找到这些低效率的环节,确保企业以最佳的状态运营。

工作流映射旨在确定改进工作中的重点。然而,对于任何企业而言,这不是一项容易的工作。它涉及很多相关的因素:时间、人员、资源和计划。

Alphaflow干货:流程映射的五个小技巧

尽管该过程并不容易实现,在企业工作流改造中必不可少。值得庆幸的是,有一些方法可以确保我们的工作流程映射能够顺利进行,并提供我们期望的结果。

1.不要映射每个流程

因为我们想了解和改进企业的各种工作流程,但这并不意味着每个流程都需要去映射。

首先,我们需要查看企业中表现不佳的领域,看看是否存在着明显无法实现目标或根本没有达到期望的任务。寻找那些存在明显瓶颈的流程和部门。从那里,我们很可能会看到这些流程如何影响我们企业的其他领域。

然后在开始映射过程时,请考虑以下目标:

•确定执行每个流程的人员

•确定哪些事件发生在流程的每个步骤中

•清晰直观地详细描述每个步骤(映射)

•搜索瓶颈或其他速度变慢的环节

•分析数据以找出需要改进的地方

•制定可行的改进计划

•哪些流程会比其他流程更清晰。

如果您不确定是否存在瓶颈,但是注意到这些“问题”,就是流程映射正确的开始。

2.询问自己:这是什么类型的流程,可以映射吗?

同样重要的是要知道,流程映射并不能在每个流程中都起作用。大多数企业的业务运营可以分为三种类型的流程:转型的(制造流程,输入/输出等)、事务性(销售活动,呼叫中心等等)、决策(审批/拒绝的应用程序,定价,库存控制等),根据流程的类型来区别,看看哪种类型的流程图比其他流程图更有效。

例如,与用于库存控制的流程图相比,制造流程的流程图可能最容易创建。流程程的每个步骤都有明显的走向,可以用符号和箭头进行映射。比起制造流程并非每个流程都可以如此清晰地可视化。如果考虑该流程是否涉及许多高层以及开放式的决策,这就不仅需要映射流程图了。我们需要考虑从更基本的转换或事务处理流程开始。通常可以使用类似于泳道图的方式来映射这些图。

3.从简单的设计开始,然后再对其进行数字化

初始映射流程是件颇为麻烦的事。您很可能需要添加或删除多个步骤,更改视图的外观,分配/重新分配名称以及更改它们。因此,没有理由需要使用昂贵或复杂的视图绘制工具。我们建议可以对泳道采用贴不同颜色便签纸的方式来进行头脑风暴。并且在痛点上用比较鲜艳的颜色来表示,增加整个团队对流程及其薄弱环节的了解。通常这个过程在白板上就能完成,还能增加多方参与人员的探讨。

创建物理导图后,我们将需要使用Visio,Excel或PowerPoint等工具将其输入为数字格式。当然我们可以利用我们的流程图扩展程序,让我们在列表步骤和可视化步骤之间切换为工作流程图。

4.使用泳道图显示责任归属

当要显示不同部门之间的多重责任时,传统的流程图并不能发挥理想的价值。对于大多数涉及跨职能方阵的流程,我们通常建议使用泳道图。因为它可以帮助我们显示人员和角色如何协同工作以实现结果。

在泳道图上,跨团队活动可以由跨多个泳道的任务表示。如果没有表现出责任归属,那么很难确定瓶颈是来自特定步骤还是来自个人或团队。如果想知道某个特定角色是否正在限制团队整体的效率,泳道图更能反应真相。

5.从团队中获取意见

最后,也许最重要的是,您无需也不应该自己创建工作流程流程图。流程图的创建应始终与使用该流程的人员相关,所以在做流程映射时,我们需要流程参与者一起来创建。

例如,如果创建的工作流程是通过人力资源部门进行的,并且您正在对其进行映射以评估其是否有效,那么您就需要采访人力资源部门的某人,以确保他们以正确的速度进行正确的工作。

如果他们说“我们没有时间上传这些文件”,那么解决方案可能是在工作流程中增加自动化以节省时间。但是,如果瓶颈是软件造成的,而不是团队成员或员工的不足,那么可能是时候升级软件或添加/消除工作流程中的步骤了。如果不与相关成员交谈,您不一定会意识到这些瓶颈。这就是为什么在映射流程时从团队中获取反馈是很重要的原因。

结论

工作流流程映射有时可能是一个漫长的过程,因此了解如何节省最多的时间和精力非常重要也需要非常仔细。首先,您要确保哪些流程需要映射,关注那些容易出现瓶颈或效率低下的迹象。接下来,再问问:“这是什么类型的流程,可以映射吗?”而且并非每个工作流程都可以使用泳道图。某些流程的级别更高,则需要使用不同的方法。对于那些可以映射的内容,先从简单、快捷的方法开始,例如使用白板和便签来进行简单的绘制。绘制出每个步骤的图,并寻找可能存在效率低下的区域,然后在进行数字化存档。最后,要多聆听反馈。确保您绘制的流程图尽可能真实地反映现实工作流,这样你才能知道用哪种策略最能改善它。


本文核心关键词:流程映射工作流工作流程

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