热门资讯
行业资讯

如何定义工作流的内容?

作者:alphaflow来源:flowyun.com访问:21时间:2019-05-31

定义工作流的内容是指设计交付工作流所需内容项,从摘要到最终发布在工作流平台所需的每个阶段。

在项目的早期,通常由相关人员参与定义这个流程,这对于按时交付内容并控制其在预算内非常关键的。本文将以一个典型的工作流为例,研究团队如何定义自己的工作流交付内容。

典型的工作流程

在一项工作流中,每个项目都有所不同的,因此要定义的工作流内容也不尽相同。有些流程涉及到需要法律审查的因素,有些流程则可能需要CEO进行签批,有些流程则要求提供多种语言的内容。因此,我们可以以某个典型的工作流程为例,准备好适应不同工作流的各个阶段。

您可能考虑过如何更改、添加、重命名某些阶段以加强您的工作流。所有这些都是为了使工作流对您的组织、团队情况和资源具有相关性和有用性。这对于确保工作流能够有效地引导整体内容操作至关重要。

设计自己的工作流交付内容

设计工作流的内容对任何团队来说都是一项巨大的投资,但是您预先在内容上投入的时间越多,在流程生命周期中应对的障碍和挑战就会越少。

召开一个工作流设计研讨会是一个很好的方法,一方面能吸引关键的利益相关者,另一方面能给予研讨会足够明确的目标。例如:为某个项目设计适当的工作流;尽早确定内容交付差距;流程发布后如何通知内容管理等等。

在研讨会中,团队需要完成六项主要任务,这些任务将协作您在工作流设计中所要实现的这些目标。

任务一:映射工作流内容

模拟工作情景,请团队捕获适当的工作流步骤,以便生成示例内容项。需要让他们在流程的每个阶段都有描述和定义。

任务二:添加人员

为其工作流中的每个阶段分配和标记一个人或角色。这将帮助您识别任何未分配的角色,以及一个人是否负责多个职责或工作内容。

任务三:识别风险和痛点

突出显示并注释工作流中的潜在痛点。考虑工作流可能存在的瓶颈、已知问题、缺乏的技能和内部资源的限制。这将有助于解决一些表面问题,比如某个人的工作量不公平,或者是某人所需技能的短缺。

任务四:设计解决方案

考虑到软件、系统和工具的使用,并询问当前技术和应对策略是什么?有助于减轻或消除潜在痛点。预先对这些痛点规划解决方案,做好工作流预警方案。

任务五:预估时间

以小时为单位估算每个阶段实际需要花费的工作量。计算完成阶段所需的实际工时(工作量),而不是完成阶段所需的时间跨度(持续时间),合理规划资源调配。

任务六:推广和检验工作流程

向团队其他成员展示工作流程,并且积极获取他们对工作流的评论。每个小组都会在整个会议室中浏览他们的工作流程并邀请讨论。及时改善工作流设计中可能存在的缺陷。

在研讨会结束后,将商定的工作流程数字化,并将其分发给所有相关的利益者,确保他们跟进新设计的工作流。总结进入最终工作流所经历的流程,并清楚地传达哪些阶段是什么,每个阶段需要做什么,以及谁负责完成这些任务。

总结

最后请记住,确保最新的工作流程图和支持文档分享给项目团队。将工作流的说明备份到知识库让整个团队都能接触到它、了解它,这样就不会有人因工作内容和边界模糊而产生误解。


4008886861

传真:0571-87703002
E-mail:contact@econage.com
地址:杭州市江干区钱江新城城星路59号东杭大厦10F

版权所有 ©2018-2019 flowyun.com浙ICP备18039265号

技术支持:杭州微宏科技