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如何利用Workflow有效管理跨职能团队

作者:alphaflow来源:www.flowyun.com访问:34时间:2019-05-20

跨职能团队是企业未来团队发展的方向。越来越多的企业会发现,随着企业业务的复杂性不断提高,跨职能团队有能力在项目上做好控制,效率也比一般部门之间的业务协作更高。

不过,它们也有一些缺点。例如:许多跨职能团队存在沟通问题,管理不善是造成跨职能团队无法发挥最大潜力的主要原因。如果你想让一个跨职能团队充分发挥其作用,那么你很有可能需要得到Workflow工具的协作。

促进沟通

跨职能团队成员有很多事情要做:他们经常处理各种各样的任务,而且往往任务之间是无缝连接的。在层层叠叠的任务中,你的团队需要充分的时间交流。除了确保留出足够的时间开会,还需要让每个成员都能随时跟上进度。如果你的跨职能团队成员由远程工作人员组成,那么因为时间、地点而造成沟通效率和成本就会大大提高。因此,workflow工具就显得尤为重要了。许多工作流能减少各任务间团队成员沟通的频率,通过业务作为枢纽,能让团队成员充分利用碎片化时间来增进沟通。

将团队成员化零为整

由于跨职能团队常常需要解决各色各样的问题,所以很难在同一个框架下定义如何解决所有问题。虽然有些业务状况的解决方案非常适用于整个企业,但有些则需要我们单独考虑并解决。采用workflow工具不仅在技术上实现团队成员的“串联”,并且让每个参与业务的团队成员在思维上形成“串联”。对于相同的问题,或许他们每个人都会有独特的问题和关注点,他们会想和你一起解决,虽然多种建议也可能增加管理的难度,但当我们涉及重大项目时,他们每个人的建议都有可能成为解决问题的金石。

从争论中寻找解决之道

跨职能团队最大的一个问题往往意见分歧,从而陷入僵局,并相互反对。这听起来很可怕,但恰恰这是作为跨职能团队的管理者所需要的。你需要的不是保持一致意见和思想的团队,你需要的是来自各个部门和领域的思想和意见,让它们碰撞出火花,让创新在相互对立的思想中聚集并一同解决问题。这类冲突也不会时常发生,一旦发生如果处理得当,这种冲突会彻底改变公司的工作方式,为企业带来活力。Workflow能够记录各种意见的反馈,管理者也可以通过数字化的方式监测不同工作流路径带来的结果反馈。

让流程井然有序

当你监督一个跨职能团队时,往往需要管理和跟踪多个流程。团队成员都在做不同的事情,能够最有效促进团队效率的就是让他们知道其他人在接近流程中的哪个步骤。

利用Workflow的好处是能把这些事件、解决方案、最后期限记录下来。并且能生产动态的数据报表分发到每个团队成员手中。同时,如果某个团队成员要修正流程上的文档,系统会自动生成一个数字副本。不仅如此,工作流自动化还减少了手工误写、信息传递造成的错误。

为了改变

适应市场变化永远是企业追求的不变主题。你的跨职能团队可能会为你的企业带来改变的第一步。Workflow能够帮助你的跨职能团队灵活变通地应对市场环境,无论是团队成员,还是供应商,无论是管理者,还是客户,都会作用在业务流上发挥协作的力量,让企业随市场而边。

本文核心关键词:Workflow团队管理跨职能团队

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