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工作流技术在协同OA办公系统中的实现

作者:alphaflow来源:flowyun.com访问:11时间:2019-05-08

协同OA办公系统是一套兼具企业信息门户、知识管理、工作流管理、人力资源管理、客户与合作伙伴管理、项目管理、财务管理、资产管理功能的协同商务平台,协同OA办公系统是一个数字化的企业应用环境,真正让公司所有的信息都在一个平台上管理,解决信息孤岛问题。协同办公系统本身具有的网状结构,为企业打通所有的信息节点,让企业管理者轻松穿梭在客户、员工、文档等所有的信息节点上,因为协同办公系统为您提供了一张信息网,只要您找到这张信息网中的某个节点,您就可以轻松的以这个节点为中心把企业的整个信息网都提取出来。

同时,协同OA办公系统可以与后台的ERP软件集成在一起,将所有利益相关者、企业部门、不同应用系统的信息整合到统一的渠道,并提供统一的界面给用户操作和提取信息,从而实现业务处理和信息获取与共享的一体化,达到内部协同和外部协同,为每一个用户提供一个完全的个性化门户,用户在这个个性化的门户中管理日常的所有事务。

工作流管理简介

由于工作流预先定义的特性,已设定的请求可以很容易的遵守相应的规则和实际操作情况。企业可以确信所有的请求都是根据规则和手续来输入和批准的,从而保证企业运作的规范化和透明化。

工作流管理系统可提供强大的自定义功能,支持企业复杂的工作流设置。企业可对工作流的组成因素包括流程完成需要的阶段、每个阶段的负责人、流转条件,直至相对底层的表单和字段进行自定义,使得工作流的定义完全与企业的政策和实际运营相符合,而不必进行复杂的二次开发。

工作流管理系统同时也提供了可定制的浏览和报告的功能,用户可以对工作流的关键信息进行任意的定义以获得特定的报表。工作流管理系统的特性可以使用户获得非常灵活和丰富的统计报告以对相关的决策作出支持。

工作流管理实现基本功能

1.定义任意形式的工作流程

工作流管理系统强大的自定义功能可以满足企业对复杂工作流程的定义,包括文档流程和表单流程,工作流管理系统与HRM结合对于人员在组织结构中的地位和角色将是工作流设计的基础。

2.工作流执行

可设定的对工作流的执行包括提交、批准、退回、拒绝、代理、重新打开、归档等,工作流管理系统会根据路由的判定条件和当前节点的执行操作设置工作流的下一目标节点。

3.固定流程和自由流程的结合

原则上是固定流程,应该一步步走下去,但是在某个节点,加入一个自由流程审批人可以选定下一步的审批人,然后再按照预定的流程走下去。

如:申请者-部门经理-出纳-财务经理,对于大一点的公司,有多个出纳,哪个出纳在岗,就让哪个出纳审,那么就可以把出纳那步设成自由流程,当部门经理审批完后,会自动列出所有的出纳,部门经理选择其中的一个出纳然后提交。

4.表单数据自动生成

表单的有些数据,不希望由人工输入获得,工作流管理系统可以根据被计算字段、原始数据和计算方法自动得出目标字段数据,并可以此作为下一路由选择的判断条件。

5.跟踪和回溯

工作流管理系统将保留工作流流转过程中的所有信息以供查询。对于文档型的审批,可以保持痕迹。这样审批人能够一目了然知道原稿和审批稿的区别。

6.监控和管理

对于某个模板产生的单据,可以设定监督人和管理人,这样既使他没有审批权,也可以看到该单据,同时发送催办信息。当某个单据因为某种原因需要临时更改流程时,监督和管理人可以修改流程,以避免单据的积压提高工作效率。

7.自动提醒

对于请求的不同状况,例如新的请求到达、待处理请求、超时未处理请求、客户联系计划、请求递交被处理状况等,系统都设定了多种提醒功能以确保请求的处理不致延误。

8.流程自动激活

工作流管理系统的一个强大之处就是在于它可以让系统在运作的过程中自动触发请求,并且还可以根据前一个请求的实际状况对下一个触发的请求进行智能选择。

9.自动更新数据库

工作流管理系统在信息流转的过程中,会自动更新系统原有的相关数据库,这是工作流管理系统另一个重要的特性体现,通过数据自动更新,避免了二次手工录入带来的工作效率低下和失误的情况,真正实现企业管理和运营的电子化。

10.分支选择流

根据上一步的选择,选择不同的分支进行流程执行。如:如果上一步是总经理审批的,会选择一个分支进行流转。如上一步是副总审批的选择另外一个分支进行流转。

11.条件流转

以请款单为例:金额小于3000元,审批流程是:普通员工-部门经理。如果金额大于3000元的审批流程是:普通员工-部门经理-总经理,那么在流程定义的时候,需要根据单据的填写值进行判断,系统自动选择流程。

12.传阅、归档等的并发流

如有一个流程:申请者-副总经理的一张单子,申请者需要提交副总审批的一张单子,不需要部门经理审批,但是需要让部门经理知晓,称为传阅的并发流。同理有归档或者其它的并发流。这种并发流的特点是一个流程的执行过程中,会产生另外的的流程,互不影响。

13.流程门户定义

通过与企业信息门户的结合,工作流管理系统实现流程定义的门户化,根据不同的信息门户设定不同的流程。

总结

工作流技术的出现和迅速发展为企业先进制造战略的实施提供了重要的技术支持。本文提出了分布式工作流建模工具的设计框架,以SOA设计模式,通过三层结构的方式很好的实现了工作流建模工具、逻辑、数据、视图的分离,使得系统在可扩展性、可靠性与实用性方面都大大提高。以此为原型开发的工作流管理系统很好的配合了工作流引擎的设计,在实际中的初步应用表明该系统通过分析企业不同类的经营过程,采用有向图的方法对现实的企业活动进行形式化描述,并严格定义组成有向图的各类元素的行为特征,从而明确建立企业经营过程到工作流模型的映射机制,使其与企业现有应用结合形成一个完整的过程体系。

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