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快速实现业务流程自动化的五大工作场景

作者:alphaflow来源:www.flowyun.com访问:21时间:2020-02-13

业务流程自动化是指利用技术对完成一种特别功能或工作流的活动或服务进行自动化。它是企业发展轨迹中的一个自然选择,就像消费者从纯粹的线下购物转向线下线上购物结合一样,自动化业务流程也会是未来企业管理的发展趋势。

为什么需要业务流程自动化

业务流程自动化(BPA)可以为企业带来很多好处:

1.简化企业现有流程,最大限度地减少错误和管理瓶颈

2.提高流程可见性及企业生产力

3.更加节省时间和人力财力成本

4.更好地分配资源和消除浪费

5.让员工工作效率更高,更快乐

6.打造良好的客户体验

简而言之,实施BPA是一种更好的业务流程管理方式。为了更深入地了解BPA如何改变企业的运作,我们从5个实际的企业业务场景入手,一起来看看业务流程自动化让这5个业务流程发生的惊人变化。

五个需要实现业务流程自动化的实际场景

一、采购订单管理

在典型的企业采购过程中,当团队有要求时,他们会填写购买申请表,并附上需要明细。申请表将发送给采购团队进行审批,如果被拒绝,会得到通知。如果获得批准,则会创建采购订单(PO)并将其发送给供应商。

接着供应商审查采购订单,一旦供应商确定合作,则会有具有约束力的合同产生。交货时,采购团队在采购订单、发票和订单收据之间进行多向匹配。完成后,将给供应商开具发票并关闭采购申请。

通过类似轻流的业务流程管理工具可以使整个采购流程从头到尾被简化。在该过程中,一个任务进展到下一个任务可以完全自动化进行运行,基本不需要人为干预,而且准确性极高。

在此过程中通过记录的流程数据,也可以深入了解供应商的流程动态,把控采购进展。

二、入职和离职管理

人力资源部门在一个月内会多次办理入职和离职手续。入职和离职都需要收集大量文件并填写表格,还有各种如电脑、书籍等办公用品的归还。实际上BPA可以简化这一系列单调乏味的流程。

比如入职流程,BPA可以实现无缝管理员工信息表、入职培训、银行账户设置等入职手续,帮助新员工更快地安顿下来并提高他们的工作效率。

而离职手续,如辞职批准、最终的财务结算、办公用品移交管理等,也可以有效执行,确保没有任何细节被遗漏。

三、销售管理

如果你完全依赖电子表格和电子邮件,销售管理效率会十分低下。 BPA可以帮助提高销售管理效率,轻松做到:

·整个团队的知识文档的管理和共享

·业务线索的分配

·客户关系的高效管理

·销售业绩的统计分析

虽然这不是一个详尽的列表,但是销售自动化可以显著增强销售团队的业务能力,并通过简化重复的销售业务流程腾出更多的时间,让他们做更有价值的事情。

四、费用审批管理

当员工需要费用报销时,流程通常会花费很长时间,因为要经过提出申请、部门主管审批、财务审批、高层领导审批、财务打款等一系列的流程,而且经常容易卡在某个审批环节而导致费用延迟到账。

而BPA可以通过设置自动提醒让管理人员更快地通过申请,进而用少量的时间更快地完成费用审批,同时还可以让员工了解其费用申请的进展状态。

员工只需要简单的线上提出申请,其余的就可以自动化进行了。

五、请假申请管理

请假申请也是每个企业需要精简的流程之一。

使用BPA软件,请假申请流程可以毫不费力。当员工提出请假申请时,团队经理可以参考休假时间来评估未完成的工作量,然后再根据团队目前的情况来决定批准或拒绝该请求。另外人力资源和财务团队也可以同系统随时掌握考勤和薪资的相关信息。

完全透明的BPA系统有助于团队保持对员工可用性的实时了解。请假得到快速批准也能提高员工的满意度。

选择合适的BPA解决方案

如果企业想要在激烈的市场竞争中通过BPA(业务流程自动化)保持强大的竞争力,那么建议选择类似轻流的业务流程管理软件,此类软件无需代码开发,简洁易用的操作界面可帮助你在几分钟内设置好一套流程。

此外,借助强大的报表功能,你可以毫不费力地跟踪相关的业务数据,轻轻松松把控业务全局。

赶紧行动起来,选择合适的BPA软件助力企业的快速高效发展。

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