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通过工作流分析修复业务流程中的漏洞

作者:alphaflow来源:flowyun.com访问:11时间:2019-10-29

工作流分析是了解工作流性能并检查改进流程的主要手段。通过对不同颗粒度的任务级别进行查看,检验工作流中的用户以获得最佳效率。工作流分析通常会揭示冗余任务、业务瓶颈以及实现更多的业务自动化。

如果你关注企业效率,那么你可能已经花时间考虑工作流管理、BPM和业务流程自动化。许多人只是因为害怕错过工作流自动化的潮流,却匆忙地选择了工作流来提升业务,然而他们的努力并没有达到预期的效果。为什么?因为他们没有善用工作流分析。

除非你知道你对企业的期望在哪里,以及如何改进你的工作流程,否则单单建立一个自动化的工作流程并没有意义。未经检验的工作流很快就会过时,也会成为系统中冗余的一部分,一点也无法发挥它的价值。

但是,如果你有来自业务流程中各类数据的反馈,则可以使用工作流分析来找到几种简单的方法来优化你已实现的流程,帮助你扩大生产力。

你为什么需要工作流分析?

市场和环境在不断变化,如果你的工作流程无法跟上内部和外部的发展,你就有可能无法满足客户和员工不断变化的需求。

工作流分析确保你在实现工作流自动化时获得所需的好处:这包括业务流程中的效率和生产力、客户满意度、法规遵从性和员工敬业度考察。

这里有几个步骤可以帮助你进行工作流分析。

步骤1:收集硬数据

获取要检查的工作流的报告:分析统计数据,看看哪些是按要求执行的,哪些不是。你需要什么样的数据?是在一段时间内启动的工作流中的项目数,还是项目的完成数,又或者是拒绝的项目数。完成每个任务所需的平均、最短和最长时间是多少?任务被发回或拒绝的次数,项目需要额外澄清的次数。这些硬数据会像你直观的反应流程中哪些执行并不到位。

例如,考虑一个开支报告的工作流。回顾上个月,你可能会发现你提交了68份费用报告,55份已完成,但没有一份被拒绝。深入研究,你会发现大多数任务都可以在一天内完成,但有几个项目已经等待了一周多。您有四个步骤的工作流程:发起人、经理批准、部门主管批准(对于超过1000元的报告)和财务处理。财务处理的平均完成时间只有6个小时,部门主管的批准是4个小时。但是,由于平均时间是三天,经理批准人任务有很多混乱。这说明在流程中经理批准人的环节就有可以提高效率的地方。

步骤2:收集软数据

为了进一步分析工作流程,你需要的不仅仅是数字。现在你需要去和那些经常使用工作流工具的人谈谈。

例如,你的销售团队负责80%的费用报告提交,因此你可以与他们讨论他们对工作流程的想法。他们对这种形式的便捷感到满意吗?他们对提交请求有什么不满吗?他们的报销是否按时得到批准?

假设你的销售副总裁说他喜欢在手机上快速通过审批,而不必担心登录系统。财务人员也说他们很满意。但如果一些人抱怨他们没有批准请求所需的所有数据,那会怎么样呢?他们向销售代表发送电子邮件以获取更多详细信息,但通常需要时间才能得到答复。

在执行工作流分析时,这是非常重要的信息。工作流分析工具通常只关注硬数据,但另一方面,这些软数据为业务优化提供了再升级的机会。

步骤3:提出难题

工作流分析的下一阶段是提出指导工作流的问题。工作流的目的是什么?工作流应该为谁服务?什么定义了一个好的流程?

创建一些工作流是为了最小化错误;另一些则是为了加快流程进程。

例如销售们会认为他们花费太多时间通过邮件批准费用的报告。他们还希望有更好的选择,以确保处理的准确性和速度。当我们在进行工作流分析时牢记全局时,我们可以提出以下问题:这一步真的需要吗?是否可以从批准转换为通知?是否每个人都有足够的数据来完成他们手头的任务?我们怎样才能带来更多的自动化?

回到前面的例子,一些开支报告可能无法按时完成,因为一位销售经理认为缺少某些数据。销售经理以往的工作习惯造成了他没有正确使用工作流系统,他或许只是发送电子邮件,而不是通过系统将项目发回给发起人,造成了工作流的耽误。通过,这种工作流分析,我们会发现问题真正出在了哪里。是流程设计不合理,还是人为因素造成了拖延。

解决上述问题的最佳解决方案是对工作流表单进行更改,提醒管理者在回复邮件的同时要回审项目(可能添加新参数或强制设置字段),并在系统上提供一些进修培训改变一些员工陈旧的工作习惯。

当然,也可以结合使用工作流分析工具和当面沟通的方式,只要它可以帮助你找到正确的解决方案。

步骤4:实施变更与跟进

一旦确定了来自工作流分析的所有更改,就在系统中实施它们。将任何更改通知所有涉众,并让他们知道是否会有任何停机更新的可能,或者针对如何在更改的工作流中处理项目进行相关的培训。

工作流分析不仅仅是一种识别工作流是否需要进行任何更改的好方法。你还可以准备有用的报告,并查看特定工作流在哪些方面有助于你的企业发展。不断地分析和改进你的工作流程是很重要的。

优秀的工作流分析工具确保您可以轻松获得执行分析所需的所有数据,从而节省你的时间、精力和金钱。一个好的工具可以帮助你确定哪些流程运行顺利,哪些需要改善。

本文核心关键词:工作流工作流分析业务流程

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