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BPM中的流程映射图和流程文档

作者:alphaflow来源:flowyun.com访问:24时间:2019-05-09

在BPM中,流程映射图(通常我们简称“流程图”)对于有效的操作实施是至关重要的。这些映射图为流程设计提供了可视化的输入输出表示,同时增强了流程设计者与涉众之间的沟通,这使得流程设计从开始到结束这整一个流程管理变得更加容易。许多企业在持续改进实践中会使用流程图,以此来指导流程,指出流程环节中低效率的部分。

虽然,大部分业务领导者通常认为流程映射图是记录流程的唯一工具,但这并不完全准确。流程映射图其实只是综合的流程文档中的一部分,它们构成了流程设计中不可或缺的一部分。


通过流程文档增强流程图的有效性

虽然流程图在说明流程变化的方面非常有效,但它们不能完全展现流程所需的所有信息。在流程图中,有时可能会丢失这些信息:

1.工作流中断点——些流程的瓶颈和异常并不会直接显示在流程映射图中。

2.责任归属——流程图秉承的原则是简单直观,因此通常不能清楚地显示谁拥有哪些任务和活动的具体权责。这会导致流程参与者在所有权方面的细节并不能直观的反映。

3.时间花费——用户完成任务所需的时间量在流程图上并不明显,这使得估计截止日期比较困难。

4.信息流——了解员工如何找到和使用完成分配任务所需的资源是流程开发的重要因素。然而,信息的可访问性和可用性不能在直接在流程图上描述。

这些确实的信息,可以通过查看流程文档来得到工作流程的完整描述。流程文档让流程改进者有发现低效率流程的依据。同时,流程文档可以确保各个业务流程的完整性,以及通过流程映射图来实现简洁的表达。


流程文档的益处

流程映射图的主要目的是获得对现有流程和工作方法的清晰理解。这意味着识别流程就可以有改进的控件。而使用流程文档,则增加了流程的完整性。流程文档过程的好处包括:

1.在咨询过程中,参与流程相关任务和活动的每个人的意见都可能成为左右流程改变的因素。采访所有涉众有助于填写流程的细节,并且它提供了定义每个人明确任务所有权的机会。这意味着,这样设计出来的流程更贴近实际业务的运作。

2.跟踪流程异常变得更简单。要记录业务过程中的异常是一件非常繁琐的事情,但有了BPM的流程文档,跟踪流程异常就会相当便捷。预测流程异常的能力对于按时交付产品和服务也至关重要,但是详细描述每个异常只会使事情变得过于复杂,唯有通过流程文档寻找影响流程关键的异常,才对流程改进有着非凡的意义。


增强业务流程的规划

在充分记录了当前流程之后,下一步是确定需要改进的领域,这是增强业务流程规划的重要一步。通过对流程图和流程文档的分析,在计划流程更改时,我们需要注意以下几点:

公司的愿景是什么?公司的目标是什么?根据公司目标来衡量流程是否成功,是否可以为改进提供一个基线。有没有助于实现业务目标的流程更好的方案。当向客户交付产品或服务时,流程是否增加了价值?

在增强业务流程的规划中,检查每个任务时,定义其在价值链中的角色。通过流程映射图和流程文档查看任务有助于简化整个流程改造过程。

本文核心关键词:流程映射图流程文档

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