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工作流自动化的4个重大价值

作者:alphaflow来源:alphaflow.cn访问:14时间:2020-04-01

工作流自动化涉及为业务流程中的步骤创建一系列自动化操作。我们将招聘新员工的流程为例,来说说工作流自动化如何实现的。

一个招聘流程往往是新聘候选人先接受面试。如果他通过了面试,则将接到人力资源(HR)人员的通知。接下来,可能会派遣这些初试成功的人员进行二次筛选。人力资源代表还要求对其进行背景调查。最后,企业将向新员工发送正式录取通知书。在他接受工作后,企业将需要为他准备工作区。IT部门则可能需要订购新计算机。行政人员将设置他的办公桌、名牌、工作牌等。在整个过程中,所有这些事情都必须发生,并且它们必须按顺序进行。

工作流自动化的4个重大价值

在这种情况下,我们将概述此流程中的步骤,并将每个步骤分配给适当的员工。然后,我们将使用自动化程序来管理该流程。当执行新员工聘用时,系统将自动通知员工并辅助他们,以确保他们完成每个任务。当一名员工完成一项任务时,系统将告知流程中的下一个人:现在他们需要完成下一个任务了。

工作流程自动化的好处

1.减少错误并防止任务中断

使用工作流自动化的第一个好处是,它可以大大减少错误并防止任务中断。它消除了“没人告诉我”的借口。如果我们公司经营业务已有一段时间,相信这类借口往往成为阻碍流程推进的主要理由。

使用自动化流程,这项任务就不可能落空。以招聘为例,人力资源代表一旦收到筛选结果,系统就会提示他发送录取通知书。如果他在某个截止日期之前没有寄信,系统将通知其主管。

2.赋予员工在很少甚至没有监督的情况下能成功管理自己的工作

如果企业制定了正确的流程,则每个员工都知道们负责的事情。如果他们的工作没有及时完成,则管理人员会收到通知。主管无需对员工进行微观管理也无需不断监控他们的进度,员工就更不需要花费大量的时间不断地回应自己的工作状态。相反,经理可以查看正在执行的整个工作流程,并从宏观层面查看正在发生的事情。在招聘的工作场景中,我们会看到如果人事部门尚未发出对合适新员工的要约信,那么经理就可以及时进行干预,避免错过最佳时期。

3.员工在完成任务方面更加高效

由于具有内置的监督机制,工作流自动化提高了员工的责任感。 管理层可以查看正在发生的情况,并确定是否存在任何瓶颈,而不必打扰员工并使他们脱离工作。员工在完成任务方面会变得越来越有效率。

4.内部沟通得到改善

当我与一家公司会面谈论自动化流程时,我们会将与该流程有任何关系的每个人都拉到一个房间里,然后我们在白板上创建一个流程图。然后,我们可以可视化流程的开始和结束位置,可交付成果是什么,以及谁在流程中发挥了作用。每次进行此活动时,都会有人说:“嘿,在此过程中的某个点,我需要得到通知,以便我可以继续进行任务。” 工作流自动化的附带好处之一就是改善内部沟通的机制。在许多公司,员工离开公司的一大原因就是与管理层缺乏沟通。自动化的工作流程确保了工作中的交流,也划清了工作的边界,使得内部沟通的效率也改善了。


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