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创建有效工作流模型的技巧

作者:alphaflow来源:alphaflow.cn访问:48时间:2019-12-20

工作流程旨在帮助您优化业务流程,使流程运作流畅并从中收获效率。一个容易制作、但极不准确或效率低下的工作流模型对企业毫无帮助,同时还可能导致流程的延迟和错误的循环。因此企业需要通过深思熟虑的建模来避免这些延迟和循环。

什么是工作流模型?

工作流模型是构成业务流程的一系列连续的任务和决策。设计工作流模型可以让业务用户看到流程是如何工作的,并帮助他们简化和优化流程以获得最佳结果和提高效率。

以下是一些技巧,我们可以使用它们来创建一个有效的工作流模型:

A.交互共建的工作流程模型

在交互共建的情境下创建出来的工作流模型最大优势在于其透明度。这种建模方式让流程外的参与者也许能够提供一个有用的视角,为流程优化作出贡献。如果你参与了流程建模,你也有机会作为审批人或参与者的职业角色去影响流程的构建。如果有人已经参与这个流程多年,他或许还能带来很多变换的角度,为流程实现提供宝贵意见。

通过获得来自设计工作流模型的多样声音,流程设计者可以了解如何创建整个工作流模型,企业可以洞察到效率低下的问题。 

B.区分连续任务和并行任务

当你设计一个工作流模型时,你的第一直觉可能是想到每一个连续的任务。但是,如果你尝试考虑两个或多个可以同时完成的任务时,工作流就不仅仅是线性的了,并且这样设计出来的工作流模型效率会更高。

以员工入职为例,人事部门可以在员工录取后便发放访问卡, IT团队也可以在同时分配电子邮件地址。这两个步骤使用相同的信息集,两个任务可以同时发生。这就要求在构建工作流模型时,需要考虑每个步骤所有者将看到的数据。通过工作流建模工具,您可以自定义每个角色可以看到的数据字段。

C.明确定义角色

在创建工作流模型时,一个常见的错误是不清楚应该在哪个步骤处理哪些任务。当没有计划好由谁来做什么时,一些任务会被组合在一起,而另一些则会被跳过。许多问题都是从这些细微的漏洞中逐渐扩大的。

作为一个工作流模型创建者,你需要确保每个相关人员都非常清楚他们需要做什么。定义每个任务的职责和角色,确保每个人都了解他们在工作流的每个阶段的角色。

这样可以避免来回通信,降低沟通成本。明确指出哪些角色具有哪些职责可以帮助你提高工作流模型的效率。

D.测试工作流模型

即使你已经与你的团队用头脑风暴来确认工作流模型的可行性,但你仍然需要通过测试来检验它。工作流模型开发完成后,尽可能多地对工作流模型进行测试。这将向你反馈工作流的哪些区域运行良好,哪些区域导致延迟。

这种测试允许你识别任何问题区域并确保你能够修复它们。就像测试一段代码的bug一样,一旦您尽可能多地进行了测试,就可以继续部署模型,看看它是否按预期工作。

E.工作流建模并没有在发布时停止

在你的工作流投入使用后,请定期重新访问这些模型,以确保它在保持最佳运行状态,一旦出现问题,要及时进行改进。

可以通过收集有关工作流模型在现实世界中如何执行的数据,并查看是否可以调整其某些部分以提高效率。当你使用正确的工具来创建这些工作流模型时,你会发现工作流建模会变得简单得多。

本文核心关键词:工作流工作流模型

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