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信息传递与项目工作流集成

作者:alphaflow来源:alphaflow.cn访问:284时间:2019-08-15

许多出色的企业多年来一直在使用工作流进行信息传递。这个过程包括收集多个文档(一些是合同文档,一些是操作文档,一些是信息文档),并附上一个摘要以创建一个可交付的表单。这个表单,可以通过平台、邮件或即时通讯发送。

如今越来越多的制造业、物流业也开始大量采用工作流的方式来进行生产、传输的管理。在产品的流通中,这些工作流表单通常包括包含的所有物品的描述和清单、文件的版本和日期,以及一些说明。签批、审核、以及QC的回执单通常也包括在内。

这是一个很好的方式来汇集图纸和规范发送给客户,承包商和供应商。它还记录和跟踪发送的文件和版本。这有助于确保在出现分歧或诉讼时,对文件进行必要的更改,同时又保留相关记录作为历史备份。

通过工作流方式发送传输信息的文件包使分发文件变得更加容易,不仅可以跟踪传输日期,还可以记录文件的发送对象和接收时间。

工作流中的自动传输

现在更多的企业可以使用用于创建、分发和跟踪传递的工作流自动化。这种自动化节省了数千小时的手动传输所耗费的时间,并提高了信息传递的准确性。

有些工作流系统还可以根据以下关键指标来控制传输文件的创建和分发:

1.每个合并文件的状态

2.查看项目的状态

3.经理/主管的内部批准。

通过使用这些类型标准控制的工作流,企业可以更好地控制何时以及如何执行工作传递。这意味着没有充分的审查和批准就不能随意发布工作指令,加强了企业的内控。

传递性质的工作流

当前的工作流技术为许多公司提供了进一步的机会,即传递工作流独立于其他业务的工作流,而不是与图纸设计和发布、提交、RFI跟踪、标记(修订)等集成。

事实上,大部分工作流都带有传递性质,其创建和分发应被视为更大项目,完成更大工作流中的某一个步骤。并在更大流程中起到承上启下的作用,它能够启动、跟踪和报告工作流的状态。例如,为设施改造创建图纸的项目工作流应包括原始RFI、响应和批准、对任何图纸的更改以及确认RFI是否已关闭。

这些自动移交确保没有任何文件、信息、资源被遗漏,并在里程碑即将到来或行动过期时向流程各方发送足够的通知确保流程的推进。通过将传递工作流包含在大型项目工作流中,可以自动启动操作、请求、通知和协作,而不是手动跟踪和报告。

随着项目在每个状态之间的转换,可以创建或更新和分发自动传输包(如果适用)。这样也可以开发临时传递,提高整个项目工作流的速度。

通过在传输的工作流开发和分发阶段,企业可以实现流程自动化,还可以更好地了解项目落后、错过里程碑或客户不满的原因。将项目状态、事件数量和时间安排等相关联的报告清楚地告诉公司应该关注哪些改进的事项。

信息传递与项目工作流集成

企业会从自动化传递创建的审计跟踪中获益,但同时不应忽视工作流的真正目的——加快和推进整个项目工作流。如果公司的政策、程序和系统将传递性工作流与其他项目工作流分解,就无法实现真正的优势。未来,工作流管理系统将不断完善,更好地识别项目管理和传递的相关性,甚至可能使流程参与方更加紧密、实时地协作。

本文核心关键词:信息传递工作流工作流集成

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