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如何自动化我的工作流程?

作者:AlphaFlow团队来源:www.flowyun.com访问:104时间:2024-06-22

为了使工作流程自动化,您首先需要了解影响其结果的一切。这可能需要团队中管理日常工作流程功能的人员提供宝贵得意见。一旦收集到团队的信息,就会创建一个工作流图——无论是使用流程图,还是一个任务列表,我们都可以确定工作流自动化的机会在哪里了。然后,我们在来看每个步骤,如何实现自动化工作流:

1. 定义工作流程

在实现工作流自动化之前,您需要了解工作流的起点和终点。是什么启动了工作流?工作流何时完成?您的工作流程应该产生离散的、可计数的输出。

2. 识别工作流程中的所有参与者

一旦你确定了起点和终点,你就需要把它们之间的点连接起来。谁参与了工作流程?任何参与该任务的人——即使只是为了回顾或传递某项工作——都需要被考虑其责任范畴。

3. 列出所有系统、应用程序和工具

除了参与工作流程的人员外,您还需要突出显示影响工作的系统、工具和应用程序。例如,协作应用程序、公有云的存储、数据库或ERP、CRM或其他遗留组件。如果您的团队使用低代码自动化等参与系统,请确保您考虑到其在工作流程中的作用。

4. 注意所有输入途径

工作流管理可能依赖于来自各种来源的信息或数据。这些表单可以捕获来自应用程序或系统的请求、电子邮件、机器人程序、消息或数据。确保这些数据的甄别和筛选,将多渠道的信息数据进行整合。

5. 注意所有交接

工作流项目或信息易手的实例是常见的问题来源。这些可能会造成瓶颈,也可能是后续跟进失败或项目停滞的情况,因为不清楚下一步谁应该处理项目。所以,注意所有工作流中的交接节点。

6. 创建自动化愿望清单

现在您已经有了一个完整的工作流程蓝图,现在是时候构建一个您想要自动化的所有任务和活动的列表了。

7. 构建工作流的未来版本

可以使用自己选择的自动化工具创建新版本的工作流。如果您使用的是低代码工具,您将能够使用直观的视觉界面构建工作流并设置自动化。

8. 测试版本

在向团队介绍新的工作流程之前,请确保对其进行测试,以确保输出满足其目标,并且不存在瓶颈、数据孤岛或数据泄露等问题。

9. 教导用户

如果您使用的工作流软件对您的团队来说是新的,您需要让他们做好使用新工具的准备。如果他们已经熟悉您的系统,您将希望确保他们了解优化工作流程的步骤,并有信心执行它。

10. 部署、监控和优化

在为团队部署新的自动化工作流程开绿灯后,您就开始了持续的监控工作,偶尔也会优化工作流程,以确保其准确性、效率和生产力。

本文核心关键词:工作流