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使用文档AI简化发票审批工作流

作者:AlphaFlow团队来源:www.flowyun.com访问:104时间:2024-06-22

高效的发票审批使企业能够验证发票信息的准确性,包括定价、数量和合同条款。公司可以熟练地管理其现金流,同时遵守合规标准并与供应商建立积极的关系。

然而,在发票审批中实现100%的直通流程(STP)率面临着许多挑战,纸质发票是一个重大障碍。它们需要扫描和验证,然后才能开始审批工作流。即使是数字发票也有不同的格式和布局,这使得提取相关数据变得困难。将付款条件、行项目和账单代码转换到组织的系统中可能很耗时,而且容易出错。

手动发票处理和审批的挑战

应付账款功能在各企业中至关重要,确保高效的现金流管理,同时保持准确的记录和及时的付款。此外,它在防止意外开支和维护金融稳定方面发挥着至关重要的作用。

但是,如果您的应付账款部门依赖手动开票流程,则更有可能出现处理速度慢、付款不正确、发票丢失、不一致、合规错误和缺乏可见性等情况。

让我们更详细地探讨这些挑战。

1. 效率低下和延误

手动发票处理和审批带来了巨大的时间和资源挑战。手动处理实体发票、数据输入、审批流程和解决差异可能会耗费大量时间,导致付款延迟。这种延误可能会对供应商关系产生负面影响,使现金流紧张,并可能导致经济处罚。此外,手工流程给应付账款工作人员带来了更大的压力和更重的工作量,降低了整体效率和生产力。

2. 缺乏跟踪和可见性

手动流程往往缺乏透明度和跟踪能力。确定发票的状态、查找放错地方或丢失的发票以及跟踪审批进度都是具有挑战性的任务。由于缺乏适当的可见性和跟踪机制,也很难向供应商和合作商提供付款结算时间的准确估计。

3. 合规风险

手动流程会增加不符合法规要求的风险。文件不足、付款期限疏忽或不遵守税务法规可能会导致处罚和法律复杂化,并损害组织的声誉。

4. 欺诈风险

应付账款的手工处理往往缺乏强有力的内部控制,难以预防和发现欺诈活动。由于缺乏适当的职责划分和监督机制,参与发票处理的个人有机会利用漏洞谋取私利。

5. 缺乏数据分析和见解

手动流程限制了对发票数据的全面分析。由于数据可访问性有限,可以从发票数据中提取的有价值的见解和趋势,包括现金流分析、供应商绩效评估和成本节约机会的识别,经常被忽视。

6. 报告和文件的复杂性

手动流程在生成准确及时的报告和向审计师提供所需文件方面带来了挑战。这可能导致审计效率低下、财务报告延迟以及合规风险增加。它们还使识别欺诈活动和收集调查证据变得具有挑战性。

企业必须利用文档AI进行发票审批,以克服不同系统和手动纸质发票的困难。通过简化审批工作流程,基于人工智能的工具实现了支付结果和发票之间的无缝集成,同时自动化了来自各种来源的数据翻译。因此,企业可以更快地从发票中提取、验证和验证数据,从而提高效率、准确性和成本节约。

本文核心关键词:工作流