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文档几乎涉及业务的每个流程，从阐明客户期望的合同到发票、购买订单和收据，这些记录都旨在确保业务顺利进行。现在大多数表单和文档都以电子文件格式记录和存储，因而也简化了归档和检索信息。然而，仍然还有许多企业继续依赖手工文档的操作方式。不幸的是，传统的手工操作流程成为精确、高效的文档处理最大的障碍。

手工文档流程面临的挑战

尽管企业已经完全适应了使用电子通信工具，如即时消息和电子邮件，但是许多人仍然通过过时的手工文档工作流程创建和管理业务文档。这种方法要求工作人员花费大量的时间起草文本，即使是最常规的文件也耗时巨大。

当这些纸质文件需要审阅或者需要来自多方的审批时，延迟和错误就容易发生。签字者在办公室中来回传递手工文档，增加了项目错位的可能性。在需要更改或更正的情况下，与更高效的数字业务流相比，手动完成整个审批流程所需的时间要长得多。

在复杂的业务事务中确定批准的状态是一个巨大的挑战——尤其是当涉及多个涉众时。跟踪物理文档的位置也是特别困难，并且关键人的意外缺席会破坏整个流程。目前，部分企业正在追求转向数字文档工作流以及利用电子签名技术来简化和加速这些流程。

将电子签名集成到电子文档，从而简化了整个工作流的操作过程。将电子签名的易用性和专用业务流程管理（BPM）平台的强大功能结合起来可以为文档工作流带来以下好处：

1.将电子签名嵌入复杂的流程中

虽然许多电子签名解决方案都带有工作流功能，但它们不能支持复杂的、高度的定制流程。BPM软件允许您在高度定制的工作流中轻松地嵌入电子签名，将高级BPM平台的所有功能和电子签名共同封装到流程中。由于高度定制的业务流本质上是高度复杂的流程，所以被封装在BPM平台中的电子签名对这些流程处理的难点就迎刃而解了。

流程越复杂相应的背景代码就越复杂。高性能的BPM平台通过在进程顶部配置连接器来将电子签名集成到业务流中。这意味着不需要触摸源代码或者通过改变流程来增加错误的风险。

将电子签名集成到业务流程中还可以自动跟踪复杂流程中的文档。除了BPM平台的电子邮件通知和文档管理功能之外，电子签名集成还增加了自动跟踪文档和从电子签名平台创建审计跟踪的能力。这样，即使在业务流复杂的情况下，你也总是知道关键文档的状态。

2.合同生成与执行的自动化

电子签名的添加为您的企业提供了自动生成和执行合同的能力。您可以使用电子签名平台创建模板或上到传物理文档，然后向文档中添加签名和其他字段，以便用户可以数字化地方式填写表单。通过将电子签名集成到BPM平台中，可以将来自电子签名平台的模板合并到流程中。这允许您通过在BPM平台中配置适当的路由规则，自动生成契约并将它们分发到适当的涉众。

在设置路由条件之后，可以自动完成端到端的流程，从而提高效率和准确性。BPM软件中最流行的特性之一是自动通知系统。您可以对系统进行编程，以便在执行合约时向您发出警报，以便您始终拥有关于每个未决项目的状态的最新信息。与电子签名平台的通知功能相比，您不仅知道文档的状态，而且知道整个业务流程的状态。

3.缩短合同评审次数

手工文档处理只能一次将关键文档交给一个利益相关者，BPM软件却提供了更多的透明度。这些平台提供了一个集中的位置，所有涉众可以在任何时间、任何地点提交和审查信息。

流程以可编程路由规则和条件为特征，这些规则和条件在流程中的预定点向适当的各方发送合同。这显著减少了完成文档处理所需的时间长度。通过电子签名平台设置字段验证，以确保签名者输入正确的信息并最小化错误。还可以指定所需字段以防止签名者提交不完整信息。

4.改进合同、法律文件的责任监督，可追溯性和合规性

在管理范围内保持良好的管理是企业的首要任务，而质量文档管理流程对于实现这一目标至关重要。通过使用数字文档工作流程和电子签名，您可以立即提高合同、法律文件的责任监督，可追溯性和合规性。

BPM的电子签名功能提供了一个自动的数字审计线索，给审计师和第三方提供了可见性的流程。将字段分配给特定的签名者，以进一步提高可视性，并确定错误和遗漏的来源。指定的字段和字段验证帮助您的企业避免由于不完整或不正确的信息而导致的遗漏。

在合同到期时，可以在您的BPM平台中设置的自动通知提醒签名者和利益相关者。它们还能创建一个流程，确保在特殊情况下，不要错过文档的提交截止日期。最具创新性的BPM解决方案通过监控关键性能指标（KPI）为任何低效率的流程提供透明度。报告工具显示关于工作流性能的数据，以便用户可以识别问题并持续改进文档工作流。

结语：

在企业已经向电子文档的过渡之后，集成电子签名是提高效率所需要做的最后一步。通过使用电子签名技术，您可以在整个流程中跟踪文档，从而消除合同中的不确定性。使用警报以确保文档状态一旦更改便快速通知。自定义电子签名字段，可以确保验证签名者完全准确地输入信息。这些都是电子签名提高文档工作流程速度的方式。